نامه های رسمی یکی از معدود ابزارهایی هستند که در ارتباطات رسمی بسیار حائز اهمیت هستند و فونت، سربرگ و نحوه نگارش‌شان از چیزهای زیادی خبر می‌دهد. این نامه‌ها به دلیل جدی بودن در مواجهه با موضوعات مختلفی مانند مرجع/توصیه نامه، تایید استخدام و پیشنهادات بیزینسی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
اگر شما هم به چنین نامه‌هایی نیاز دارید، با ما همراه باشید تا به اصول دقیق نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی بپردازیم. کافی است نکات زیر را در نظر داشته باشید تا تاثیر فوق‌العاده‌شان را ببینید.
نکات مهم برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
آدرس فرستنده
آدرس شخصی شما معمولا اولین چیزی است که در نامه رسمی در سربرگ به چشم می‌خورد و به نام و آدرس سازمان شما اشاره دارد. با این حال، اگر کاغذ مورد استفاده شما سربرگ ندارد، بهتر است اسم سازمان خود را در بالای تاریخ درج کنید. در نظر داشته باشید که نام یا عنوان شخص فرستنده در ابتدای نامه رسمی بی‌معنی است و باید در قسمت آخر ذکر شود.
تاریخ
به یاد داشته باشید که هنگام نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی از ساختار تاریخ همان ناحیه استفاده کنید. علت این مسئله هم این است که ترتیب ماه و روز در زبان انگلیسی بریتانیایی و آمریکایی با یکدیگر متفاوت است و در ساختار آمریکایی اول ماه و بعد روز و در آخر سال ذکر می‌شوند.
آدرس گیرنده
این بخش باید شامل نام، عنوان، شرکت و آدرس فرد گیرنده باشد. همچنین بهتر است هنگام ذکر نام فرد گیرنده از عناوین مخصوص همان شخص مانند Mr (برای آقایان)، Ms یا Mrs (برای خانم‌ها) یا Dr (دکتر) استفاده کنید. به یاد داشته باشید که این روزها استفاده از عنوان Ms برای خانم‌ها مرسوم‌تر است. به علاوه، افراد مختلف اصولا دوست دارند با عناوین بالامرتبه‌تری مورد خطاب قرار بگیرند، پس اگر مخاطب شما پزشکی بود که از شغلش مطمئن نبودید، از همان عنوان دکتر استفاده کنید.
عنوان
همه ما دوست داریم تا حد امکان حرفه‌ای به نظر برسیم. به همین دلیل هم بهتر است نامه رسمی خود را با کلمه Dear شروع کنیم و از سلام و احوال پرسی‌های غیررسمی مانند Hi و Hey پرهیز کنیم. بعد از کلمه Dear از عنوان شخص گیرنده و نام خانوادگی او استفاده کنید و این قسمت را با علامت دو نقطه ببندید. البته باید اضافه کنیم که عبارت To Whom It May Concern, هم جزئی از ساختارهای رایج نامه رسمی به زبان انگلیسی است، اما تا حد امکان سعی کنید خاص باشید. یادتان باشد که در این قسمت نباید از اسم کوچک شخص گیرنده استفاده کنید.
بدنه نامه
سعی کنید هدف نامه خود را خیلی ساده، مختصر و هدفمند بیان کنید و بخش‌های مختلف نامه را در پاراگراف‌های جدا بنویسید. پاراگراف اول باید شامل یک سلام و احوال پرسی دوستانه و معرفی هدف نامه باشد. پاراگراف‌های بعدی باید اطلاعات و جزئیات بیشتر نامه شما را ارائه دهند و پاراگراف آخر هم ضمن تاکید بر هدف اصلی نامه، از خواننده به خاطر وقتی که به آن اختصاص داده تشکر می‌کند.
خاتمه
شما برای پایان یک نامه می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید و بعد از آن ضمن درج نام کامل، کاغذ را با جوهر مشکی امضا کنید. به یاد داشته باشید که بهتر است بعد از این عبارات از کاما استفاده کنید.
- Yours truly,
- Your sincerely,
- Sincerely,
- Sincerely yours,
- Best wishes,
ضمایم
این بخش آخرین مرحله نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی است. اگر در نامه خود اسناد ضمیمه‌شده دارید، می‌توانید با اضافه کردن عبارت Enclosures و دو نقطه در خط بعدی آنها را اضافه کنید.
- عضویت در کانال تلگرام رسانه هدهد کانادا
- اخبار روز کانادا و اخبار مهاجرت کانادا را در رسانه هدهد دنبال کنید
- هم اکنون شما هم عضو هفته نامه رسانه هدهد کانادا شوید
منبع: آردی
